Một số quy định mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ
MỘT SỐ QUY ĐỊNH MỚI VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
THEO NGHỊ ĐỊNH 30/2020/NĐ-CP CỦA CHÍNH PHỦ
Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Ngoài các thay đổi của các quy định liên quan đến công tác văn thư, Nghị định này còn có nhiều nội dung thay đổi quan trọng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, các quy định này sẽ thay thế các quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV[i] ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Sau đây là một số các thay đổi so với trước đây liên quan đến thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP chúng ta cần chú ý:
Một là, bổ sung quy định tính pháp lý của văn bản điện tử
Nghị định lần đầu tiên khẳng định tính pháp lý của văn bản điện tử để đảm bảo việc ban hành, gửi nhận và sử dụng văn bản điện tử trong lộ trình cải cách hành chính của cả nước, tạo hành lang pháp ý cho việc vận hành thông suốt Trục liên thông văn bản quốc gia và các thủ tục hành chính khác có liên quan đến văn bản điện tử. Theo đó, "Văn bản điện tử" là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định; văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Nghị định cũng đưa ra các thể thức cũng như kỹ thuật trình bày của các loại văn bản điện tử cụ thể.
Hai là, thay đổi một số nội dung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cụ thể như sau:
Thứ nhất, thay đổi về khổ giấy văn bản: chỉ sử dụng khổ giấy A4
Tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Không như trước đây được phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển).
Tất cả các văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.
Thứ hai, thay đổi về phông (font) chữ, cỡ chữ:
Về phông chữ: chỉ được dùng phông chữ Times New Roman. Nếu như trước đây phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 thì hiện nay đã quy định cụ thể phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Về cỡ chữ: Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức. Tuy nhiên cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13
Thứ ba, thay đổi về cách đánh số trang văn bản
Số trang văn bản phải được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất. Không như trước đây số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy.
Thứ tư, quy định chung về tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm.
Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Thứ năm, một số nội dung quan trọng liên quan khác cũng được bổ sung:
- Quy định về trình bày căn cứ ban hành văn bản:
Căn cứ ban hành văn bản ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản (Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau đó mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.
- Quy định về chữ ký số của người có thẩm quyền:
Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
- Quy định về dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
Theo đó, khi ban hành văn bản điện tử, cơ quan tổ chức sử dụng dấu, chữ ký số của cơ quan tổ chức. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
Đối với văn bản kèm theo văn bản chính thực hiện như sau:
+ Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử: chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo;
+ Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử: phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
+ Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
+ Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.
+ Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.
Trên đây là một số thay đổi chúng ta cần cập nhật để đảm bảo quá trình soạn thảo văn bản hành chính đúng thể thức và kỹ thuật quy định./.
Th.S Trần Minh Quang
Khoa Nhà nước và pháp luật
[i] Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BNV ngày 16/4/2020 để bãi bỏ Thông tư số 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.