-Tiêu đề:ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

-Cỡ chữ 15, in hoa, đứng, đậm, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền có độ dài bằng độ dài tiêu đề - sử dụng lệnh Draw, không sử dụng lệnh Underline.

-Quốc hiệu:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

cỡ chữ từ 12 đến 13, in hoa, kiểu chữ đứng, đậm

-Tiêu ngữ:Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

cỡ chữ 13 - 14, in thường, đứng đậm, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ- sử dụng lệnh Draw, không sử dụng lệnh Underline.

- Tên cơ quan tổ chức cấp trên (nếu có): cỡ chữ 14, in hoa, đứng, không đậm;

- Tên cơ quan ban hành: cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm. Phía dưới có dấu sao (*), canh giữa tên cơ quan ban hành

- Tên cơ quan tổ chức cấp trên (nếu có): cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng, không đậm;

- Tên cơ quan ban hành: cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng, đậm. Phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 dòng chữ.

-Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản theo nhiệm kỳ của cấp ủy

- Sau từ "Số" không có dấu hai chấm (:); giữa số và ký hiệu có dấu gạch ngang (-), giữa tên loại và tên cơ quan ban hành có dấu gạch chéo (/)

- Cỡ chữ 14, in thường, đứng

Ví dụ:Số 02-QĐ/ĐU

- Số văn bản là số thứ tự, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

-Sau từ số có dấu hai chấm (:);Từ "Số" được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ "Số" có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ,

Ví dụ:Số: 02/QĐ-SNV

-Địa danh ban hành văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng đặt trụ sở.

-Địa danh mang tên người, có một âm tiết, bằng số thứ tự: phải ghi thêm cấp hành chính phía trước

-Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được người có thẩm quyền ký ban hành

- Được trình bày ở phía dưới tiêu đề.

-Cỡ chữ 14, in thường, nghiêng

VD: văn bản của Đảng ủy Phường 1 ghi là:

Phường 1, ngày 09 tháng 02 năm 2020

-Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

- Địa danh mang tên tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử: phải ghi cấp hành chính phía trước.

- Được trình bày canh giữa, phía dưới tiêu ngữ

- Cỡ chữ 13 – 14, in thường, nghiêng

VD: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 3 năm 2020

-Tên loại và trích yếu nội dung trình bày bằng 02 dòng riêng, đặt chính giữa trang đầu của văn bản (đối với công văn không ghi tên, trích yếu được đặt phía dưới số và ký hiệu)

-Phía dưới trích yếu văn bản có năm (5) dấu gạch nối (-).

- Tên loại văn bản:Cỡ chữ 15-16, in hoa, đứng, đậm

- Trích yếu nội dung văn bản: Cỡ chữ 14 – 15, in thường, đứng, đậm. Trích yếu nội dung công văn: cỡ chữ 12, in thường, nghiêng.

-Tên loại và trích yếu nội dung của các loại được đặt canh giữa ngay dưới tên loại văn bản.

-Bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

- Tên loại bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

-Trích yếu nội dung công văn được trình bày đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản (sau chữ "V/v" bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 - 13, kiểu chữ đứng).

-Nội dung văn bản được dàn đều hai lề; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10mm; khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing) tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng (Line spacing) tối thiểu là 18pt (Exactly); kết thúc nội dung văn bản có dấu chấm (.).

-Chỉ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng. Có thể viết tắt trong văn bản nhưng ở lần viết tắt đầu tiên phải đặt trong dấu ngoặc đơn những từ, cụm từ viết tắt đó.

-Khi viện dẫn cần phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu, ngày tháng năm, tên cơ quan và trích yếu nội dung văn bản; các lần viện dẫn sau chỉ cần ghi tên loại, số, ký hiệu của văn bản đó.

-Đối với văn bản có căn cứ ban hành: mỗi căn cứ trình bày một dòng riêng, có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng có dấu phẩy (,).

- Nội dung văn bản: cỡ chữ 14-15, in thường, đứng

-Tùy theo nội dung, văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm,… và trình bày như sau:

+Từ "Phần", "Chương" và số thứ tự của phần, chương dùng chữ số Lama hoặc bằng chữ: cỡ chữ 14-15, in thường, đứng, đậm.

+ Từ  "Mục" và số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập: cỡ chữ 14-15, in thường, đứng, đậm.

+Tên phần, chương, mục: cỡ chữ 14-15, in hoa, đứng, đậm.

+Điều: Từ "Điều" và tên điều trình bày trên một dòng, số thứ tự ghi bằng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự điều có dấu chấm (.), cỡ chữ 14-15, in thường, đứng, đậm.

+Khoản: số thứ tự ghi bằng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự khoản có dấu chấm (.), cỡ chữ 14-15, in thường, đứng.

+ Điểm: thứ tự các điểm được ghi theo chữ cái tiếng Việt a, b,c,…., sau chữ cái có dấu ngoặc đơn đóng( ) ), cỡ chữ 14-15, in thường, đứng.

- Nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 - 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

-Chỉ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng. Có thể viết tắt trong văn bản nhưng ở lần viết tắt đầu tiên phải đặt trong dấu ngoặc đơn những từ, cụm từ viết tắt đó.

-Khi viện dẫn cần phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu, ngày tháng năm, tên cơ quan và trích yếu nội dung văn bản; các lần viên dẫn sau chỉ cần ghi tên loại, số, ký hiệu của văn bản đó.

- Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy(;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,).

- Nội dung văn bản: cỡ chữ từ 13 -14, in thường, đứng.

 - Tùy theo nội dung, văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm,… và trình bày như sau:

+ Từ "Phần", "Chương" và số thứ tự của phần, chương: canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 -14, kiểu chữ đứng, đậm, số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã.

+Tên phần, chương: canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+Từ "Mục" và số thứ tự của mục: canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 -13, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Từ Điều, số thứ tự và tiêu đề: cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm, sau số thứ tự có dấu chấm (.).

+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

+ Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

-Tùy theo thẩm quyền, văn bản có các hình thức ký như: thay mặt (T/M), ký thay (K/T), thừa lệnh (T/L).

-Quyền hạn ký: cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm

-Chức vụ của người ký: cỡ chữ 14, in hoa, đứng.

-Họ tên người ký: cỡ chữ 14, in thường, đứng, đậm

-Tùy theo thẩm quyền, văn bản có các hình thức ký như: thay mặt (TM.), ký thay (KT.), thừa lệnh (TL.), thừa ủy quyền (TUQ.).

-Quyền hạn, chức vụ của người ký, các chữ viết tắt quyền hạn như: "TM.", "KT.", "TL.", "TUQ.": cỡ chữ từ 13 - 14, in hoa, đứng, đậm.

-Họ tên của người ký cỡ chữ từ 13 - 14, in thường,  đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.

- Từ "Nơi nhận" được trình bày ở góc phải, dưới nội dung văn bản, phía sau có dấu hai chấm (: ) cỡ chữ 14, in thường, đứng, có dấu gạch chân.

-Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản: cỡ chữ 12, in thường, đứng, phía trước có gạch dòng, sau mỗi cơ quan, tổ chức cá nhân nhận văn bản có dấu phẩy (,), kết thức nơi nhận cuối cùng có dấu chấm (.).

- Đối với công văn, tờ trình thì từ "Kính gửi" đặt chính giữa, trang đầu văn bản, cỡ chữ 14, in thường, nghiêng. Ở dòng đầu phần nơi nhận cuối văn bản thêm từ "Như trên".

- Từ "Kính gửi" và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ "Kính gửi" có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ "Kính gửi" và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.

- Từ "Nơi nhận" được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ "quyền hạn, chức vụ của người ký" và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ "Lưu" sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt "VT" (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

Trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang đối với trang thứ nhất (phần phụ lục đánh số trang riêng theo từng phụ lục)

- Văn bản được trình bày theo chiều dọc của trang giấy:

+Lề trên: cách mép trên trang giấy 20mm

+Lề dưới: cách mép dưới trang giấy 20mm

+Lề trái: cách mép trái trang giấy 30mm

+Lề phải: cách mép phải trang giấy 15mm

-Trường hợp văn bản in 02 mặt thì mặt sau được trình bày như sau:

+Lề trên: cách mép trên trang giấy 20mm

+Lề dưới: cách mép dưới trang giấy 20mm

+Lề trái: cách mép trái trang giấy 15mm

+Lề phải: cách mép phải trang giấy 30mm

-Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

+Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

+Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

+Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

+Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.